مشکلات تهیه یک طرح توجیهی

پیش تر در مقاله “آشنایی با طرح های توجیهی” با ویژگی ها و انواع مختلف طرح توجیهی آشنا شدیم. سپس، در مقاله “بررسی نرخ ها و اطلاعات لازم در تهیه و تدوین یک طرح توجیهی”، با اطلاعاتی که برای نوشتن یک طرح توجیهی مناسب و قابل اتکا لازم داریم آشنا شدیم. در این مقاله، قصد داریم تا به مشکلاتی که ممکن است در روند تهیه و تنظیم یک طرح توجیهی با آن رو به رو شویم بپردازیم. با ما همراه باشید.

منطق امکان سنجی سنتی

در واقع، منطق اصلی پشت مطالعات امکان سنجی سنتی این است که راهی جلوی پای سرمایه گذاران بگذارد تا آنچه را که به هر دلیلی نمی توانند به طور مستقیم به شخص ثالث بگویند؛ از طریق نتایج این مطالعات به او ابراز کنند. کمی گیج کننده شد؛ این طور نیست؟ بیایید برای درک بهتر آن چه گفته شد با یک مثال ادامه بدهیم:

به عنوان مثال، یک اهدا کننده مالی (سرمایه گذار) ممکن است در مورد سلامت مالی سازمان سوالاتی داشته باشد. او ممکن است تردید داشته باشد که آیا رهبر توانایی مدیریت یک ساختمان بزرگتر و برنامه های جدید را دارد یا خیر؟ گاهی اوقات دشوار است که انتقاد یا نگرانی را در مورد شخصی در جامعه بیان کنید که اهدا کننده مالی (سرمایه گذار) با او رابطه مداوم داشته باشد. یک مشاور در را برای بحث صریح تر درباره سازمان باز می کند.

مشکلات اولیه در روند تهیه و تدوین یک طرح امکان سنجی

در واقع، برخی مشکلات و دشواری ها وجود دارد که مطالعات امکان سنجی ممکن است در اولین مراحل خود با آن روبرو شوند. به عنوان مثال می توان به “دشواری در تخمین برخی از متغیرهای مهم در پروژه” و “دقت کم در اندازه گیر متغیرها” در پروژه های بزرگ اشاره کرد. از سوی دیگر، فرآیند مطالعه امکان سنجی برای سرمایه گذاران نوظهور هزینه بر است و در بعضی موارد پروژه های کوچک به دلیل هزینه های بالا در خصوص تهیه و تنظیم درست پروژه امکان سنجی با مراجعه به ارگان های مشاوره و دفاتر متخصص در خصوص مطالعات امکان سنجی نیز دچار مشکل می شوند.

از طرف دیگر، در صورتی که محیط خارجی از نظر سیاسی و اقتصادی ناپایدار باشد؛ این نکته هم می تواند برای صاحب پروژه و نویسندگان امکان سنجی ایجاد مشکل کند و آنها را در زمینه تعیین زمان بهینه برای مطالعات و شروع اجرای پروژه مردد کند. به علاوه، از دیگر مشکلاتی که ممکن است صاحب پروژه با آنها درگیر شود؛ می توان به عدم موفقیت در پیش بینی عوامل تاثیرگذار در آینده پروژه، شامل فرصت ها و ریسک هایی که ممکن است به طور مثبت یا منفی بر عملکرد و طول عمر پروژه تأثیر بگذارد.

از بین تاثیرگذارترین موارد این چنینی می توان به مشکل کاهش تقاضا، نوسانات ارزی و تغییرات تکنولوژی اشاره کرد. این موارد گاهی می توانند به حدی قدرتمند و تاثیرگذار عمل کنند که آینده یک پروژه را به کل تغییر دهند.

ارکان مهم برای تنظیم یک طرح امکان سنجی

در تهیه و تنظیم یک پروژه امکان سنجی، باید به موارد زیر دقت کنیم:

الف. دامنه پروژه:

برای مطالعه امکان سنجی، باید دامنه پروژه را در نظر بگیریم كه با استفاده از آن می توانیم آن محدوده تحت پوشش پروژه، تعداد كاربر و گروه پروژه را مشخص کنیم.

ب. تجزیه و تحلیل فعلی:

برای انجام دادن مطالعه امکان سنجی، ما باید روش فعلی اجرا را تجزیه و تحلیل یا تعریف کنیم. برای هر مطالعه امکان سنجی، تحلیل گر سیستم روند فعلی پروژه را تجزیه و تحلیل کرده و سپس خطای قبلی را تصحیح می کند.

ج. الزامات:

برای انجام دادن مطالعه امکان سنجی، ما باید تمام نیازهای انجام شده توسط یک پروژه فعلی را جمع آوری کنیم که در آن می توان نیازها را از کاربر، محصول و سیستم و غیره جمع آوری کرد.

د. رویکرد:

روش های طراحی و توسعه پروژه را مشخص می کند. با توجه به رویکرد ما می توانیم فرآیند توسعه پروژه مانند ابزار، برنامه، زبان و سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز را تعیین کنیم.

ه. ارزیابی:

تجزیه و تحلیل هزینه و سود روش انتخابی پروژه را مشخص می کند. همچنین تاریخ شروع و پایان پروژه را تعیین می کند و مشخص می کند چه تعداد از کارگران برای پروژه فعلی کار می کنند.

ز. بررسی:

انجام این کار کمک به شما کمک می کند تا بتوانید تا 5 عنصر فوق را که برای مطالعه امکان سنجی استفاده شده اند مرور کنید. بررسی پروژه فقط برای تأیید کردن و یا رد کردن آن انجام می شود.

چه عواملی باعث ایجاد مشکل در یک پروژه امکان سنجی می شوند؟

الف. عدم توجه به محدوده، قلمرو، یا همان وسعت یک مطالعه امکان سنجی

یک مطالعه امکان سنجی مناسب باید از لحاظ وسعت و قلمرو، محدود باشد و قلمرو آن باید به درستی تعیین شود تا تحلیل گر را دچار مشکل نکند. مطالعه مالی و مطالعه بازار در یک طرح توجیهی، متفاوت است. در این مطالعات، تمرکز یا کانون توجه بسیار گسترده تر است، به تجربه بیشتری نیاز است و صحیح بودن روش، بسیار مهم تر از تخصص فنی است. البته اگر مسائل فنی، عامل مهمی در پروژه باشند، باید آنها را در نظر گرفت، اما باید به خاطر داشت که مطالعه به این مورد محدود نشود چرا که ایین باعث نقص کار خواهد شد.

ب. سرعت و عجله بیش از حد در انجام مطالعه امکان سنجی

همان طور که می دانید پیش از انجام شدن و پایان پذیرفتن مطالعات امکان سنجی که مبنای سرمایه گذاری ما محسوب می شوند؛ پروژه نباید آغاز شود.پس زمان برای ما بسیار مهم است. اما نباید فراموش کنیم که عجله بیش از حد باعث می شود که تمرکز و دقت کم شود و مشکلات زیادی ایجاد شوند. در این صورت ممکن است یک یا چند عامل و متغیر مهم را فراموش کرده و یا در محاسبات و مشاهدات دچار خطا شویم و آینده پروژه به خطر بیفتد.

ج. انتخاب تیم نامناسب برای انجام مطالعه امکان سنجی یا شرکت مشاوره نامناسب

واضح است افرادی که انتخاب می شوند باید مجرب و متخصص باشند؛ در غیر این صورت راه را برای ایجاد مشکلات باز کرده ایم. البته در انتخاب افراد متخصص باید دقت کنیم که دچار نگاه تک بعدی نشویم. دقت در انتخاب تیم انجام مطالعه امکان سنجی بسیار مهم است. از سوی دیگر، انتخاب شرکت مشاوره نیز بسیار مهم است چرا که ما به نتایج قابل اتکا نیاز داریم پس باید انتخاب شرکت مشاوره را بر اساس تخصص و تجربه انجام دهیم؛ نه فقط شهرت و آوازه.

د. عدم دقت به هزینه مناسب

درست است که سود بسیار اهمیت دارد و نباید خیلی زیاد برای انجام مطالعات امکان سنجی هزینه کرد؛ اما باید به هزینه های خیلی پایین هم مشکوک بود. هزینه های خیلی پایین اغلب به معنی کیفیت خیلی پایین کار هستند. پس بعد از تخمین درست هزینه ها و مقابسه، مبلغ مقبولی را برای کار کنار بگذارید تا دچار مشکلات بعدی نشوید.

ه. پیش داوری

هر چند پروژه قبل از انجام مطالعات امکان سنجی ممکن است کاملا مقبول یا مردود به نظر برسد؛ اما نباید اجازه دهید پیش داوری ذهن شما را تسخیر کند. پیش داوری ممکن است دقت شما را در انجام مطالعات کاهش دهد و نتایج غیرقابل اتکایی به دست بیاورید.