تعریف ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) که به اختصار WBS نامیده می‌شود، یک ابزار مدیریت پروژه است که به نمایش سلسله‌مراتبی محصولات یا خدمات قابل تحویل در یک پروژه می‌پردازد. این ساختار، پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تری تقسیم می‌کند و اطلاعات مهمی را در اختیار ذینفعان قرار می‌دهد. WBS به عنوان یکی از مهم‌ترین اسناد پروژه، مرجع مناسبی برای مدیریت و کنترل پروژه محسوب می‌شود.
اهمیت ساختار شکست کار
تهیه ساختار شکست کار یکی از اقدامات اساسی در مدیریت پروژه است. عدم توجه به این ساختار می‌تواند منجر به شکست پروژه شود. WBS به مدیر پروژه کمک می‌کند تا فعالیت‌ها را به موقع تعریف و اجرا کند. این ساختار همچنین اطمینان می‌دهد که هیچ یک از تحویل‌شدنی‌های پروژه از قلم نیفتاده‌اند و یا به صورت تکراری در بخش‌های مختلف WBS قرار نگرفته‌اند.
اجزای ساختار شکست کار
ساختار شکست کار یک ساختار سلسله‌مراتبی است که پروژه را به اجزای کوچک‌تری تقسیم می‌کند. تعداد سطوح WBS بستگی به نوع، اندازه و پیچیدگی پروژه دارد. هرچه سطوح بیشتر شکسته شوند، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه جزئی‌تر و پیچیده‌تر می‌شود. اجزای اصلی WBS شامل:
- اقلام قابل تحویل (Deliverables): این اقلام به صورت سلسله‌مراتبی تجزیه می‌شوند.
- بسته‌های کاری (Work Packages): آخرین سطح WBS را تشکیل می‌دهند و می‌توانند زمان‌بندی، هزینه‌یابی و کنترل شوند.
هدف از تهیه ساختار شکست کار
تهیه WBS اهداف متعددی را دنبال می‌کند، از جمله:
- تعریف و سازماندهی محدوده پروژه: WBS به تعریف دقیق‌تر محدوده پروژه کمک می‌کند.
- تخصیص مسئولیت‌ها: مدیران می‌توانند مسئولیت‌ها را به وضوح تعیین کنند.
- برآورد منابع: WBS به برآورد و تخصیص منابع مورد نیاز کمک می‌کند.
- نظارت و کنترل: این ساختار امکان نظارت و کنترل بهتر پروژه را فراهم می‌کند.
- بررسی ریسک‌ها: WBS به عنوان ابزاری برای شناسایی و مدیریت ریسک‌های پروژه عمل می‌کند.
دلایل ایجاد ساختار شکست کار
برخی از دلایل اصلی ایجاد WBS عبارتند از:
- سازماندهی دقیق پروژه
- اختصاص مسئولیت‌ها
- نمایش نقاط کنترل و قوت پروژه
- ارزیابی دقیق‌تر هزینه، ریسک و زمان
- شرح دامنه پروژه به ذینفعان
- تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری
- اطمینان از عدم حذف اقلام تحویلی مهم
- کمک به تخصیص منابع
- ابزاری ایده‌آل برای طوفان فکری تیم
- بهبود انسجام تیمی
کاربرد ساختار شکست کار
WBS به عنوان قلب مدیریت پروژه شناخته می‌شود. این ساختار در محیط‌های پروژه‌ای کاربرد گسترده‌ای دارد و به تقسیم‌بندی سلسله‌مراتبی تحویل‌شدنی‌ها می‌پردازد. تحویل‌شدنی‌ها نتیجه‌ای ملموس و قابل اندازه‌گیری هستند که برای تکمیل پروژه ضروری بوده و باید به تایید کارفرما برسند.
انواع ساختار شکست کار
انواع مختلفی از ساختار شکست کار وجود دارد که با توجه به اهداف پروژه انتخاب می‌شوند. برخی از معروف‌ترین انواع WBS عبارتند از:
- ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
- ساختار شکست طبق بخش‌های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)
- ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
- ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه (System Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
- ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)
تاپ وان مطالعه مقاله سرمایه در گردش را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
ورودی‌های ساختار شکست کار
برای تهیه WBS، اطلاعاتی به عنوان ورودی مورد نیاز است که شامل:
- شرح محدوده پروژه: توضیح آنچه باید در پروژه انجام شود و آنچه نباید انجام شود.
- شرح نیازمندی‌ها: مستندی که جزئیات نیازهای پروژه را شرح می‌دهد.
- دارایی‌های فرآیند سازمانی: شامل رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، سیاست‌ها، راهنماها، برنامه‌ها و درس‌آموخته‌های پروژه.
خروجی‌های ساختار شکست کار
خروجی‌های حاصل از فرآیند WBS عبارتند از:
- ساختار شکست کار: نمایشی از اقلام تحویلی بر مبنای تجزیه محدوده کل پروژه.
- لغت‌نامه WBS: سندی که مولفه‌های شکست کار را توضیح می‌دهد.
- خط مبنای محدوده: شامل لغت‌نامه WBS، WBS و شرح محدوده پروژه.
- به‌روزرسانی‌های مستند پروژه: مستندات تغییر یافته و به‌روز شده پروژه.
طرز تهیه یک WBS
در پروژه‌های کوچک، تهیه لیستی از فعالیت‌ها ممکن است کافی باشد، اما در پروژه‌های بزرگ، فعالیت‌ها باید به صورت سلسله‌مراتبی نمایش داده شوند. مراحل تهیه WBS به شرح زیر است:
- سطح اول: باکس مادر که نام پروژه در آن قرار می‌گیرد.
- سطح دوم: باکس‌های اصلی پروژه.
- سطح سوم: زیرباکس‌های هر باکس اصلی.
- سطح آخر: فعالیتهای اجرایی پروژه.
نکات کلیدی تهیه WBS
- No Relationships: بین سطوح WBS روابط پیش‌نیازی وجود ندارد.
- No Sequence: اجزای WBS نسبت به یکدیگر تقدم یا تاخر ندارند.
- No Time & No Cost: عناصر WBS شامل زمان و هزینه نمی‌شوند.
- No Importance: عناصر WBS نسبت به یکدیگر اولویت ندارند.
- Unique: اجزای WBS باید منحصر به فرد باشند و تکراری نباشند.
- سطوح بیشتر: هرچه تعداد سطوح WBS بیشتر شکسته شود، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه زمان‌برتر می‌شود.
نرم‌افزارهای رسم ساختار شکست کار
برای رسم WBS می‌توان از نرم‌افزارهای زیر استفاده کرد:
- Visio: از نرم‌افزارهای آفیس که برای ترسیم WBS مناسب است.
- WBS CHART PRO: نرم‌افزاری برای ایجاد نمودار گردشی WBS.
- MSP: نرم‌افزار تخصصی کنترل پروژه که امکان ساخت WBS را فراهم می‌کند.
نمونه ساختار شکست کار
در شکل زیر مثالی از ساختار شکست کار بر مبنای تحویل‌دادنی‌های عمده مشاهده می‌شود. این نمونه WBS برای سیستم هواپیمایی طراحی شده است.
در پایان مطالعه مقاله روش های تامین مالی پروژه ها به مخاطبین عزیز پیشنهاد می گردد.
ساختار شکست کار (WBS) ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه‌ها است که به سازماندهی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها کمک می‌کند. با استفاده از WBS، مدیران می‌توانند پروژه‌های پیچیده را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تری تقسیم کرده و اطمینان حاصل کنند که تمامی تحویل‌شدنی‌های پروژه به موقع و با کیفیت مناسب تحویل داده می‌شوند.
