سند SOW چیست؟
محدوه کار یا سند SOW چیست؟
موقع انجام پروژه‌های مختلف ممکن است با اتفاقاتی روبه‌رو شوید که اصلا انتظار آن‌ها را ندارید. این اتفاقات پیش بینی نشده، احتمالا فرضیات شما را به هم می‌زند، موارد تایید شده را جابجا می‌کند، پیش بینی‌ها را تغییر می‌دهد و شما را دچار سردرگمی می‌کند. برای جلوگیری از ایجاد چنین وضعیتی تعیین محدوده یا شرح کار (SOW) برای هر پروژه ضروری است. در ادامه به توضیح آن می پردازیم:
سند SOW مخفف عبارت Scope of Work ، توافق در مورد کاری است که قرار است در پروژه انجام دهید. دامنه کار در مدیریت پروژه، شامل موارد قابل تحویل، جدول زمانی، نقاط عطف و گزارش‌ها است.
سند SOW یا محدوده کار که به عنوان یک نقشه راه هم میتوانیم در نظر بگیریم، همه موارد یک پروژه شامل برنامه‌ها، منابع مالی، منابع انسانی، نتایج مورد انتظار، شرایط سازمان و جزئیات کار را جمع آوری و بررسی می‌کند. به این ترتیب می‌تواند دقیقا مشخص کند در هر پروژه چه کاری باید انجام شود. علاوه بر این، تهیه سند SOW برای محافظت از شما در برابر پیچیدگی‌ها و مشکلات غیر قابل پیش بینی پروژه، بسیار ضروری است. شاخص‌های کلیدی عملکرد (kpi) نیز زیر مجموعه‌ای از SOW هستند.
موارد تشکیل دهنده سند SOW چیست؟
به طور کلی بیانیه کار از 13 بخش تشکیل شده و هر بخش جنبه خاصی از پروژه را پوشش می‌دهد. البته بسته به کسب و کار و دامنه پروژه شما، بخش‌های سند کار می‌تواند بیشتر یا کمتر باشد. به خاطر داشته باشید که موقع تهیه پیش نویس سند SOW با تیم حقوقی داخلی خود مشورت کرده و بررسی کنید سند شما با استانداردها و الزامات صنعت، سازمان، مشتریان و ذینفعان مطابقت داشته باشد.
یک سند شرح کار معمولا شامل بخش‌های زیر است:
معرفی پروژه
در ابتدای سند، یک مقدمه کوتاه وجود دارد تا هر کس که سند را می‌خواند، بفهمد راجع به چیست و چه کسانی درگیر آن هستند.
تعیین هدف پروژه
این بخش خلاصه‌ای از اهداف پروژه را در بر می‌گیرد تا چرایی اهمیت پروژه را برای افراد به خوبی مشخص کند.
تعیین محدوده کار
جزئی‌ترین بخش در سند SOW، دامنه و محدوده کار است. این بخش نحوه برنامه ریزی شما برای رسیدن به اهداف پروژه را پوشش می‌دهد.
تعیین محل کار
در این بخش باید مکان اجرای پروژه را تعریف کنید. به عنوان مثال، محیط تنظیم و اجرای پروژه در فاصله خیلی دوری قرار دارد یا در سازمان شما قابل انجام است؟
تعیین وظایف
همان طور که قبلا اشاره کردیم، سند SOW محدوده پروژه را به وظایف کوچکتری تقسیم می‌کند که باید تکمیل شوند. بسته به دامنه کار، این بخش ممکن است شامل یک یا چند ساختار شکست باشد. بخش تعیین وظایف، شامل اطلاعاتی است که به افراد تیم کمک می‌کند برای اجرای موفق پروژه، مراحل خاصی را انجام دهند.
نقاط عطف
نقاط عطف به تقسیم پروژه به بخش‌های قابل مدیریت کمک کرده و به افراد تیم و ذینفعان پروژه کمک می‌کند که به موقع به اهداف خود برسند.
تحویل دادنی‌ها
در این بخش تمامی تحویل‌های مورد انتظار، قابل سنجش و تاریخ سررسید آن‌ها فهرست می‌شود، در این صورت دیگر جایی برای اشتباه و تفاسیر غلط باقی نمی‌ماند.
برنامه ریزی
برنامه پروژه عبارت است از: تاریخ سررسید کالاهای تحویلی، زمانی که برای هر فعالیت صرف می‌شود، ساعت‌های قابل پرداخت و…، این بخش معمولا از یک جدول زمانی با تاریخ شروع و پایان هر فعالیت، مشخص می‌شود.
استانداردها و آزمایشات
هر گونه استاندارد و آزمایشی که برای پروژه اعمال می‌شود، در اینجا باید توضیح داده شود. این بخش به تمامی مراحل آزمایشی که برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه لازم است، اشاره می‌کند. هر مرحله آزمایش، شامل اطلاعات لازم در مورد منابع، تجهیزات و افرادی است که در پروژه مشارکت دارند.
تعریف موفقیت
اطلاعات این بخش، به وضوح مشخص می‌کند که سهامداران چه پروژه‌ای را موفق و موثر می‌دانند. معمولا ذینفعان پروژه با این بخش درگیر هستند تا مطمئن شوند همه طرف‌های پروژه در مورد هدف پروژه توافق دارند.
الزامات پروژه
الزامات پروژه می‌تواند شامل تجهیزات پروژه، گواهینامه‌هایی که تیم شما باید کسب کند، مجوزهای امنیتی پیمانکاران و… باشد.
پرداخت‌ها
هر گونه هزینه مرتبط با پروژه در اینجا بیان می‌شود. مانند: هر گونه مخارج خارجی که در طول مراحل پروژه به هزینه کار تعلق می‌گیرد، زمان بندی پرداخت‌ها، نحوه پرداخت‌ها و…
به یاد داشته باشید که شرایط پرداخت، یا بر اساس برنامه زمان بندی یا بر اساس نقاط عطف تحویل، تنظیم می‌شود. پس بهتر است با تیم‌های حقوقی و مالی خود هماهنگ کنید تا راحت‌تر تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شرایط شما مناسب‌تر است.
سایر موارد
هر موضوع مرتبط با پروژه که هنوز فهرست نشده در این بخش قرار می‌گیرد. هر چند که این موارد بر اساس نوع صنعت متفاوت است، اما به طور کلی شامل هزینه‌ها، الزامات، نگرانی‌های امنیتی، محدودیت‌های نرم افزاری، محدودیت‌های سخت افزاری، پشتیبانی، آزمایشات پس از پروژه و… است. بهتر است با تیم حقوقی داخلی مشورت کنید تا به شما برای پوشش دادن همه موارد مربوط به پروژه، کمک کند.
موارد مهم در تهیه سند SOW چیست؟
همان طور که اشاره کردیم، دامنه کاری خوب و کارآمد، به شما کمک می‌کند تا ملاحظات مهم تجاری را شناسایی کرده و اهداف پروژه خود را با ذینفعان آن به اشتراک بگذارید. هنگام نزدیک شدن به یک حوزه موارد زیر را مدنظر قرار دهید:
از زبان صریح، واضح و دقیق استفاده کنید تا همه موارد الزامات پروژه و نتایج مورد انتظار یکسان باشد. تهیه فهرستی از موارد قابل اندازه گیری، نقاط عطف و وظایف، شما را از سردرگمی در آینده نجات می‌دهد.
از تصاویر استفاده کنید، چرا که تهیه تصاویر بصری از ساختار شکست کار، فهم و درک اطلاعات را برای افراد سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند. همچنین، تصاویر به تیم پروژه کمک می‌کند خطرات، موانع و تنگناها را شناسایی کرده و به موقع و با موفقیت از آن‌ها عبور کنند.
با ذینفعان پروژه همکاری کنید. درگیر کردن ذینفعان و همکاری با آنان می‌تواند در دراز مدت در وقت شما صرفه جویی کند و سوءتفاهم‌های آینده را نیز از بین ببرد.
چه زمانی یک سند SOW می تواند مفید باشد؟
محدوده کار، اساس یک پروژه برنامه ریزی شده است و می‌تواند به اجرای روان و سریع آن کمک کند. این سند می‌تواند به تیم و ذینفعان پروژه کمک کند تا در زمینه الزامات پروژه به توافق برسند. همچنین، خطرات بالقوه‌ای را که از تکمیل به موقع و موفق پروژه جلوگیری می‌کند را شناسایی کنند.
یک سند SOW می‌تواند به همسو کردن تیم شما در مورد جلوگیری از عقب ماندگی‌ها، کاهش هزینه‌های اضافی و در نهایت تحویل پروژه‌ها کمک کند. به طور کلی، یک بیانیه کار موثر و کارآمد، از مشکلاتی مانند سردرگمی، ارتباطات غلط و اختلاف در زمینه دامنه فعالیت‌ها جلوگیری کرده و اجازه نمی‌دهد از نیازها و انتظارات، برداشت غلطی صورت گیرد. همچنین، انجام دوباره کاری‌های پرهزینه و زمان بر را نیز کنترل می‌کند.
سخن آخر
اکنون می‌دانیم سند SOW چیست، چگونه تهیه می‌شود و چه کاربردی دارد. همان طور که گفتیم، سند SOW یک توصیف از کل کاری است که قرار است انجام دهید. اگر قرار است پروژه شما جزئیات و دقت بالایی داشته باشد باید این موارد به دقت در مستند SOW بگنجانید تا بتوانید کارایی پروژه را تخمین زده و برآوردهای لازم را انجام دهید.
دیدگاهتان را بنویسید